Maak kennis met FileSmart:
krijg meer voor elkaar met
Microsoft 365

Vraag je iemand binnen jouw organisatie hoe lang het duurt om één specifiek document te vinden, dan verschijnt er vaak eerst één groot vraagteken.

Staat het in SharePoint, op een gedeelde schijf, in een mailbox of toch in die ene persoonlijke map van je collega? Of ligt het als fysiek exemplaar in een archiefdoos? In de loop der jaren zijn er steeds meer systemen en opslaglocaties bijgekomen, waardoor informatie nu op allerlei plekken staat en het steeds lastiger wordt om overzicht te houden.

FileSmart pakt die versnippering aan binnen de Microsoft 365 omgeving die organisaties al gebruiken. Zo krijgen ze meer grip op hun informatie, zonder opnieuw te beginnen of een extra platform toe te voegen.

Informatie groeit sneller dan het overzicht

De hoeveelheid ongestructureerde informatie binnen organisaties groeit sneller dan veel teams kunnen bijhouden. Documenten worden gekopieerd, verschillende versies raken wijdverspreid en belangrijke informatie blijft achter in systemen die nauwelijks nog worden gebruikt.

Dat kost meer dan alleen zoektijd. Wanneer informatie verspreid staat, wordt het lastiger om vast te stellen welke versie actueel is, wie toegang heeft en hoe lang een document bewaard moet blijven. De besluitvorming vertraagt en compliance is moeilijker aan te tonen.

Nieuwe technologie lost die versnippering niet automatisch op. Veel oplossingen voegen vooral nóg een systeem toe aan een IT omgeving die al uit verschillende platforms bestaat. Medewerkers krijgen een extra inlog en moeten opnieuw leren waar informatie te vinden is. Het probleem verdwijnt niet, maar krijgt er een nieuwe laag bij.

Ook de ontwikkeling van AI maakt goed informatiebeheer belangrijker. AI kan alleen betrouwbaar werken met informatie die toegankelijk, gestructureerd en zorgvuldig beheerd is. Wanneer binnen de organisatie al onduidelijkheid bestaat over de juiste versie of locatie van een document, kan AI die onduidelijkheid niet wegnemen. Oftewel, de basis moet eerst op orde zijn.

Krijg meer grip op Microsoft 365

FileSmart werkt volledig binnen de Microsoft 365 omgeving die veel organisaties al dagelijks gebruiken. De oplossing maakt van SharePoint een volwaardige omgeving voor professioneel informatie en archiefbeheer.

Met aanvullende modules, integraties en slimme automatisering kan informatie uit fysieke archieven, bestaande systemen en dagelijkse digitale documenten vanuit één samenhangende aanpak worden beheerd. Zo ontstaat meer overzicht zonder de volledige informatieomgeving opnieuw op te bouwen.

Medewerkers blijven werken binnen de omgeving die ze kennen. Er is geen tweede inlog en geen parallel systeem dat naast Microsoft 365 moet worden gebruikt. Ook is er geen grootschalige migratie naar een extern platform nodig.

Alle gegevens blijven binnen de eigen Microsoft 365 tenant en vallen onder de bestaande beveiliging, toegangsrechten en audit trails. De organisatie houdt daarmee zelf de controle over opslag, toegang en beheer, zonder afhankelijk te worden van één leverancier.

Gebouwd op ruim 25 jaar ervaring

FileSmart is onderdeel van OASIS Group, Europa’s grootste private dienstverlener op het gebied van informatie en archiefbeheer.

Al ruim 25 jaar helpt OASIS organisaties om informatie veilig op te slaan, te beheren en toegankelijk te maken. Van fysieke archiefopslag en scannen tot digitalisering en digitale transformatie.

FileSmart vormt de volgende stap in die ontwikkeling. De oplossing brengt de ervaring van OASIS samen binnen een digitale omgeving waarin informatiebeheer geen los onderdeel meer is, maar de basis van vrijwel ieder proces.

FileSmart maakt het dagelijkse werk makkelijker

Wanneer informatie beter wordt verbonden en beheerd, merken medewerkers dat direct.

Informatie is sneller vindbaar
Medewerkers kunnen zelf vinden wat ze nodig hebben, ongeacht waar of in welke vorm de informatie oorspronkelijk is opgeslagen. Ze hoeven geen verzoek in te dienen en niet te wachten tot iemand anders het document opzoekt.

Toegang blijft onder controle
FileSmart gebruikt de bestaande toegangsrechten en audit trails binnen Microsoft 365. Hierdoor blijft duidelijk wie informatie mag bekijken, bewerken of delen, zonder dat daar een extra beheeromgeving voor nodig is.

Fysiek en digitaal sluiten beter op elkaar aan
Papieren documenten kunnen worden gedigitaliseerd en gecatalogiseerd naast digitale informatie. Zo blijven belangrijke documenten niet buiten beeld totdat ze plotseling dringend nodig zijn.

Minder dubbele en verouderde bestanden
Dubbele documenten, oude versies en onnodige opslag worden makkelijker zichtbaar en kunnen worden teruggedrongen. Dat verlaagt de kosten en voorkomt dat medewerkers tijd verliezen aan zoeken en controleren.

Een betrouwbare basis voor wat komt

Organisaties moeten steeds efficiënter werken, terwijl de eisen rond informatiebeheer en compliance toenemen. Tegelijkertijd groeit de behoefte om automatisering en AI verantwoord toe te passen.

Dat lukt alleen wanneer de onderliggende informatie betrouwbaar is. Zonder structuur, duidelijke toegangsrechten en goed beheer blijft iedere nieuwe technologie bouwen op een wankele basis.

FileSmart vraagt organisaties daarom niet om opnieuw te beginnen. De oplossing helpt ze verder te bouwen op Microsoft 365 en de informatie die er al is. Zo komen fysieke en digitale informatie beter samen, krijgen medewerkers sneller toegang tot wat ze nodig hebben en ontstaat een stevige(re) basis voor verdere automatisering.