Waarom kost inkomende post
nog zoveel tijd?
Post komt binnen via e-mail, scanners, de postkamer en documentuploads. Ieder kanaal volgt vaak een eigen proces, waardoor documenten blijven liggen, deadlines in gevaar komen en belangrijke informatie lastig terug te vinden is. Hoe groter de organisatie, hoe groter de kans dat er iets tussen wal
en schip belandt.
Belangrijke post kan niet wachten
Documenten met een korte doorlooptijd blijven onnodig liggen totdat iemand ze oppakt of doorstuurt. Dat vertraagt processen en vergroot compliance- en bedrijfsrisico's.
Ieder kanaal kent zijn eigen werkwijze
Fysieke post, e-mails en documentuploads worden vaak allemaal anders verwerkt. Daardoor ontstaan verschillen in kwaliteit, controle en traceerbaarheid.
Informatie raakt uit beeld
Documenten verdwijnen in mailboxen, gedeelde schijven of persoonlijke mappen. Zodra informatie nodig is, begint het zoeken.
Compliance begint bij de postkamer
Wanneer documenten niet vanaf het eerste moment goed worden vastgelegd, wordt het voldoen aan bewaartermijnen en regelgeving onnodig ingewikkeld.
Van binnenkomst tot bestemming, volledig geautomatiseerd
Zodra correspondentie je organisatie binnenkomt, gaat FileSmart automatisch aan de slag. Brieven, e-mails en documentuploads worden automatisch vastgelegd, geclassificeerd, verrijkt met metadata en doorgestuurd naar de juiste persoon. Ongeacht waar een document vandaan komt, volgt het altijd hetzelfde gecontroleerde proces.
Eén workflow voor alle inkomende post
Fysieke post wordt gedigitaliseerd en verwerkt samen met e-mails en digitale documenten, zodat alle inkomende correspondentie via één centrale workflow verloopt.
Geen document raakt nog uit beeld
Elk document wordt automatisch gekoppeld, gestructureerd en veilig opgeslagen in SharePoint, inclusief bewaartermijnen, versiebeheer en auditregistratie.
Meer tijd voor je teams
Geen handmatig sorteerwerk, gedeelde postvakken of afhankelijkheid van collega's die documenten moeten doorsturen.
Sneller bij de juiste persoon
Tijdkritische documenten worden automatisch doorgestuurd, inclusief duidelijke SLA's en volledige traceerbaarheid.
Gewoon binnen Microsoft 365
FileSmart draait volledig binnen de Microsoft 365-omgeving die je al gebruikt. Geen extra infrastructuur, geen nieuwe systemen en geen datamigraties.
Zo ziet een moderne digitale postkamer eruit
Iedere brief, e-mail en documentupload wordt automatisch verwerkt, vastgelegd en doorgestuurd naar de juiste persoon. Bewaartermijnen, auditregistratie en toegangsrechten worden direct toegepast, waardoor informatie vanaf het eerste moment beheerd, beveiligd en terugvindbaar is.
Voor operationeel en officemanagers
Maak van postverwerking een geautomatiseerd proces. Documenten bereiken direct de juiste collega, zonder handmatig sorteren, doorsturen of nabellen.
Voor records- en complianceteams
Voldoe eenvoudiger aan bewaartermijnen en regelgeving dankzij automatisch toegepaste bewaartermijnen, auditregistratie en toegangsrechten.
Voor financiële en
juridische teams
Tijdgevoelige documenten komen sneller op de juiste plek terecht, met volledige traceerbaarheid en duidelijke serviceniveaus.
Voor IT en digital
transformation leads
FileSmart werkt volledig binnen je bestaande Microsoft 365-omgeving. Geen nieuwe platformen, geen complexe implementaties en geen verandering in de manier waarop medewerkers werken.
