Geef iedere werkorder een compleet dossier
Van inspectierapporten tot opleverdocumentatie. FileSmart brengt alle werkorderinformatie automatisch samen in één compleet, auditklaar dossier. Zo heb je altijd de juiste informatie bij de hand, precies wanneer je die nodig hebt.
Waarom raakt informatie rondom werkorders zo vaak versnipperd?
Werkorders worden uitgevoerd, maar de bijbehorende informatie volgt vaak een heel andere route. Aannemers sturen documenten per e-mail, inspectiecertificaten komen nog op papier binnen en belangrijke informatie belandt in gedeelde schijven of archiefkasten. Zodra een audit of Woo-verzoek binnenkomt, begint het zoekwerk.
Je CAFM vertelt niet het hele verhaal
Een CAFM-systeem beheert werkzaamheden, maar niet alle informatie die daarbij hoort. Daardoor ontbreekt context en neemt het risico op fouten en compliance problemen toe.
Papier en digitaal werken nog langs elkaar heen
Fysieke en digitale documenten worden vaak op verschillende manieren verwerkt. Zonder één centrale aanpak raakt informatie versnipperd.
Vertrouwen begint met complete dossiers
Wanneer documenten ontbreken of niet aan de juiste werkorder zijn gekoppeld, wordt het lastig om aan te tonen wat er is gedaan, door wie en wanneer.
Alles rondom een werkorder, automatisch bij elkaar
Zodra informatie je organisatie binnenkomt, gaat FileSmart automatisch aan de slag. Of het nu gaat om e-mails, scans, post, apps of systeemkoppelingen, ieder document wordt automatisch vastgelegd, geclassificeerd en gekoppeld aan de juiste werkorder. Ook papieren documenten worden gedigitaliseerd en op dezelfde manier beheerd als digitale bestanden.
De aanvulling op je CAFM
FileSmart vult je CAFM-systeem aan door alle documenten en informatie rondom werkorders centraal vast te leggen. Terwijl je CAFM de operationele processen beheert, zorgt FileSmart ervoor dat alles wat daarbij hoort compleet, toegankelijk en auditklaar blijft.
Geen document raakt nog uit beeld
Slimme metadata koppelt ieder document automatisch aan de juiste werkorder, locatie of het juiste object.
Veilig binnen Microsoft 365
Alle documenten blijven veilig binnen je eigen Microsoft 365-omgeving, inclusief toegangsrechten, bewaartermijnen en volledige auditregistratie.
Iedere werkorder compleet, zonder extra werk
In plaats van documenten bij elkaar te zoeken, werk je vanuit één compleet dossier. Audits kosten minder tijd, informatie is direct beschikbaar en iedere werkorder is volledig onderbouwd.
Minder risico,
meer overzicht
Krijg inzicht in de volledige historie van gebouwen, objecten en aannemers, zonder losse archieven of ontbrekende documentatie.
Compliance die
automatisch meeloopt
Bewaartermijnen, toegangsrechten en auditregistratie worden automatisch toegepast, zodat je minder afhankelijk bent van handmatige processen.
Groeit mee met
je organisatie
Of je nu één locatie beheert of een vastgoedportfolio met honderden gebouwen, FileSmart groeit eenvoudig met je organisatie mee.
