De klok wacht op niemand
FileSmart registreert, verdeelt en volgt ieder Woo verzoek en AVG inzageverzoek binnen één gecontroleerde workflow.
Van binnenkomst tot openbaarmaking.
Iedere dag telt
Woo verzoeken en AVG inzageverzoeken zijn geen verzoeken die kunnen wachten. Zodra ze binnenkomen begint de wettelijke termijn te lopen. Ondertussen moeten documenten worden verzameld, collega's leveren informatie aan, gevoelige gegevens worden geanonimiseerd en alles moet aantoonbaar verlopen. Toch gebeurt dat in veel organisaties nog met losse systemen, spreadsheets en handmatig werk.
Verzoeken komen van alle kanten
E-mail, post, webformulieren en telefoontjes. Zonder centrale registratie is het slechts een kwestie van tijd voordat een verzoek wordt gemist, dubbel wordt opgepakt of verkeerd wordt afgehandeld.
De deadline komt sneller dan je denkt
Wanneer verzoeken worden bijgehouden in spreadsheets of persoonlijke mailboxen ontbreekt het overzicht. Niemand ziet in één oogopslag wat de status is, wat risico loopt en wie aan zet is.
Iedereen wacht op elkaar
Informatie verzamelen, collega's herinneren en reacties samenvoegen kost vaak meer tijd dan het verzoek zelf.
Zwartlakken blijft mensenwerk
Wanneer anonimiseren afhankelijk is van persoonlijke afwegingen, verschillen uitkomsten per medewerker. Als een besluit later wordt aangevochten ontbreekt vaak de onderbouwing.
Iedereen werkt nét even anders
Antwoorden verschillen per team. Openbaarmakingsregisters raken achterop. Kleine verschillen groeien uit tot juridische en reputatierisico's.
Bewijs verzamelen begint opnieuw
Bij een audit of onderzoek moet alle informatie opnieuw worden verzameld uit e-mails, spreadsheets en losse systemen. Juist wanneer de tijd het hardst tikt.
Houd de regie van
begin tot eind
Vanaf het moment dat een verzoek binnenkomt neemt FileSmart het proces over. Verzoeken worden automatisch geregistreerd, toegewezen en gevolgd binnen één centrale workflow. Zoeken, anonimiseren en openbaar maken gebeurt allemaal binnen hetzelfde systeem. Exporteren, informatie opvragen of documenten opnieuw formatteren is niet
meer nodig.
Alles begint op één plek
Iedere aanvraag wordt automatisch geregistreerd en toegewezen binnen één centrale omgeving.
Minder handmatig werk
Registreren, toewijzen en opvolgen verlopen grotendeels automatisch.
Sneller naar een compleet antwoord
AI ondersteunt bij anonimiseren en prioriteren, zodat teams sneller kunnen reageren.
Compliance loopt vanzelf mee
Iedere actie wordt automatisch vastgelegd. Audittrails ontstaan vanzelf als onderdeel van het proces.
Altijd grip op ieder verzoek
Van binnenkomst tot afronding wordt ieder Woo verzoek en AVG inzageverzoek beheerd binnen één centrale omgeving. Deadlines blijven zichtbaar, taken komen automatisch bij de juiste collega's terecht en iedere stap wordt vastgelegd. Zo wordt compliance geen extra taak, maar een vanzelfsprekend onderdeel van het proces.
De deadline blijft in beeld
Vanaf het moment dat een verzoek binnenkomt, loopt de wettelijke termijn automatisch mee. Escalaties zorgen dat niets ongemerkt blijft liggen.
Anonimiseren op grote schaal
FS AI AutoRedact herkent en anonimiseert persoonsgegevens automatisch. Dat verkort de voorbereidingstijd en verkleint de kans op menselijke fouten.
Vanaf dag één de juiste prioriteit
FS Triage herkent complexe of gevoelige verzoeken direct en stuurt ze automatisch naar de juiste specialist.
Compliance zonder extra werk
Bewaartermijnen, toegangsrechten en audittrails worden automatisch toegepast op het moment dat een verzoek wordt geregistreerd.
Bewijs ligt al klaar
Ontvangst, toewijzingen, uitzonderingen, goedkeuringen en antwoorden worden automatisch vastgelegd. Komt er een bezwaar? Dan is het dossier al compleet.
