Laat papierwerk niet de overhand krijgen
HR draait om mensen. Toch gaat een groot deel van de werkdag op aan het zoeken naar documenten, het najagen van goedkeuringen en het herstellen van administratieve fouten. Contracten, personeelsdossiers en beleidsdocumenten raken verspreid over inboxen, gedeelde mappen en papieren archieven. Dat lijkt onschuldig, totdat er een audit, disciplinaire zaak of AVG-inzageverzoek binnenkomt.
Een vliegende start die stilvalt
Een nieuwe medewerker begint maandag, maar het contract is nog niet ondertekend, de identiteitscontrole ontbreekt en de IT-toegang is nog niet geregeld.
Gevoelige informatie op de verkeerde plek
Personeelsdossiers staan in onbeheerde mappen of gedeelde mailboxen. Zonder toegangsrechten, versiegeschiedenis of inzicht in wie een document heeft bekeken.
Niemand weet wie akkoord gaf
Beleid wordt gedeeld via e-mail, maar niemand weet wie het heeft gelezen of bevestigd. Zodra je moet aantonen dat medewerkers op de hoogte zijn, ontbreekt het bewijs.
Iedereen blijft elkaar najagen
Goedkeuringen hangen af van collega's die e-mails doorsturen, managers herinneren en terugkoppelingen najagen.
Uit dienst maar niet klaar
Toegang tot systemen blijft actief, documenten worden vergeten en dossiers worden niet goed afgesloten.
Geen vastgestelde bewaartermijn
Personeelsdossiers blijven vaak langer bewaard dan nodig, simpelweg omdat bewaartermijnen nooit goed zijn ingericht of gehandhaafd.
Laat het proces
zichzelf regelen
FileSmart legt ieder HR-document direct vast, of het nu binnenkomt via e-mail, een upload of de post. Documenten worden automatisch geclassificeerd, doorgestuurd naar de juiste persoon en voorzien van de juiste bewaartermijnen. Niets blijft liggen in een inbox. Niets raakt kwijt tussen systemen. En wanneer je iets nodig hebt, vind je het direct terug.
Compliance vanaf het eerste moment
Toegangsrechten, bewaartermijnen en audittrails worden automatisch toegepast zodra een document binnenkomt.
Papier en digitaal als één geheel
Papieren personeelsdossiers en digitale documenten worden beheerd binnen hetzelfde systeem.
Werkt met wat je al hebt
Alles draait binnen Microsoft 365 en SharePoint. Geen extra platformen voor IT om te beheren.
Voelt direct vertrouwd
HR-teams werken al dagelijks in Microsoft 365. Daardoor voelt FileSmart niet als een nieuw systeem, maar als een logische uitbreiding.
Altijd aantoonbaar
Iedere wijziging op ieder document wordt automatisch vastgelegd, zodat audits en AVG-inzageverzoeken eenvoudig zijn af te handelen.
Meer tijd voor mensen
Contracten, onboardingpakketten, beoordelingen, verlofaanvragen en beleidsdocumenten worden automatisch vastgelegd, geclassificeerd en naar de juiste persoon gestuurd. Minder administratie, dus minder zoekwerk. Dat betekent meer tijd voor de mensen achter het werk.
Structuur van begin tot eind
Van contractaanbod tot uitdiensttreding volgt ieder HR-document automatisch de juiste route.
Compliance zonder extra werk
Bewaartermijnen, toegangsrechten en audittrails worden automatisch toegepast. Zo voldoe je aan AVG- en arbeidsrechtelijke verplichtingen zonder extra handmatig werk.
Onboarding zonder losse eindjes
Automatische workflows zorgen dat de juiste taken altijd bij de juiste persoon terechtkomen. Niets wordt vergeten en niets loopt vertraging op.
Papier en digitaal werken samen
Papieren personeelsdossiers en digitale documenten worden beheerd binnen één centrale omgeving. Geen losse processen meer voor post en e-mail.
Bewijs ligt altijd klaar
Bij een AVG-inzageverzoek, disciplinaire zaak of audit beschik je direct over de juiste informatie.
