Digitise

Zet papieren archieven om in doorzoekbare digitale bestanden
en laat informatie weer vrij door je organisatie bewegen.

Weg met papierwerk

Papieren documenten kosten tijd, vertragen processen en maken samenwerken lastiger.
Digitaliseer je archief en maak informatie direct toegankelijk, waar je ook werkt.

Breng orde aan in de chaos

Zet papieren documenten om in gestructureerde digitale bestanden die je eenvoudig kunt vinden, delen en beheren.

Maak ruimte vrij

Ruim archieven op, bespaar opslagkosten en gebruik kostbare kantoorruimte slimmer.

Voldoe makkelijker aan wet- en regelgeving

Werk met een veilige chain of custody en digitale audittrails die compliance eenvoudiger maken.

Digitaliseren zonder gedoe

Van het ophalen van documenten tot het opleveren van doorzoekbare bestanden. Wij regelen het hele proces, zodat jouw organisatie gewoon door kan werken.

Grote volumes? Geen probleem.

Digitaliseer complete archieven snel en veilig.

Digitaliseer je documentarchief en beheer alles via FileSmart.
Maak documenten doorzoekbaar met OCR.
Laat originelen opslaan, retourneren of veilig vernietigen.

Bijzondere documenten

Niet ieder document past op een standaardscanner.

Kaarten, bouwtekeningen en documenten van meerdere meters breed.
Gebonden boeken, grootboeken en historische archieven.
Microfiche, microfilm en andere verouderde formaten.

Veilig vernietigen

Ruim vertrouwelijke documenten veilig op.

Vernietig verouderde of overbodige documenten.
Laat vertrouwelijke informatie vernietigen door speciaal opgeleid personeel.
Ontvang een vernietigingscertificaat voor audits.

Dit nemen we uit handen

Ophalen

We halen je documenten veilig op en brengen ze naar een van onze scanlocaties.

Voorbereiden en controleren

We sorteren je documenten, verwijderen nietjes, corrigeren scans en werken volgens vooraf afgesproken kwaliteitsnormen.

Scannen

We scannen je documenten met IBML Fusion HD-scanners, voor de hoogste scansnelheid in de markt.

Structureren

We indexeren je documenten en voegen OCR toe, zodat je zoekt op trefwoord, referentie of metadata.

Certificeren

Onze scanlocaties voldoen aan BS 10008, zodat je digitale documenten ook juridisch kunt gebruiken.

Digitaal opleveren

We leveren je bestanden direct aan in FileSmart, zodat je er meteen mee kunt werken.

Opslaan of vernietigen

We slaan fysieke originelen veilig op of vernietigen overbodige documenten vertrouwelijk en recyclen het versnipperd papier.

Elke stap geborgd

Van ophalen tot opleveren houden we de volledige chain of custody inzichtelijk.

Waarom digitaliseren met FileSmart?

Laat informatie weer stromen

FileSmart is ontwikkeld door OASIS, specialist in informatiebeheer. We verbinden papieren en digitale informatie, zodat niets tussen wal en schip valt.

Digitaliseren is pas het begin

Een scan is nog geen bruikbaar document. Wij maken van papieren archieven gestructureerde, doorzoekbare informatie waar je direct mee kunt werken.

Haal meer uit Microsoft

Zodra documenten digitaal beschikbaar zijn, bouwt FileSmart verder op Microsoft 365. Zo vind, deel en beheer je informatie vanuit één vertrouwde omgeving.